5 HubSpot-fouten die groeiende teams (10-31 FTE) €50.000 kosten

Marketing: "Ons HubSpot werkt prima, maar onze CFO vroeg welke campagnes €200k pipeline opleverden. Ik had geen antwoord."

Dit zijn bekende uitspraken.

Dashboards genoeg. Rapportages volop. Maar geen betrouwbaar antwoord.

Bij teams van 10 tot 30 medewerkers gebeurt dit bijna altijd. Marketing groeit van 1 naar 3 mensen. Sales vraagt om dashboards. Management wil "data-driven beslissen". En voor je het doorhebt, zit je HubSpot vol met slimme oplossingen voor problemen die je nooit scherp hebt gedefinieerd.

Dit zijn geen HubSpot-problemen. Het zijn groeiproblemen.

En ze kosten geld.

Herken je dit?

Vink af wat van toepassing is:

□ Je HubSpot is 6–18 maanden live
□ Marketing groeide van 1 naar 2–4 mensen
□ Er zijn meer dan 30 custom properties, maar niemand weet precies wie wat heeft aangemaakt
□ Sales vraagt maandelijks om "betere rapportages"
□ Je hebt dit jaar 3 of meer tools geïntegreerd

Twee of meer checks? Dan is de kans groot dat minstens één van onderstaande fouten bij jou speelt.

💡 Wil je weten waar je staat?
Download de HubSpot Health Checklist — 60 checks, 15 minuten, volledig gratis.

Waarom juist 10–30 medewerkers kwetsbaar zijn

Kleine teams (< 10 FTE) hebben HubSpot vaak simpel. Eén persoon beheert het. Weinig processen. Geen politiek.

Grote teams (> 60 FTE) hebben dedicated revenue operations. Budgets voor audits. Formele governance.

Maar daartussenin?

Je bent te groot voor "iedereen doet alles", maar te klein voor een fulltime HubSpot-beheerder. Marketing en sales zijn net gesplitst. Iedereen heeft admin-rechten "omdat het sneller werkt". En niemand heeft tijd om te documenteren.

Dat is het kantelpunt.

Hier zie ik structureel dezelfde vijf fouten. Samen gemiddeld €53.000 aan verspild budget, productiviteit en gemiste kansen.

Laten we ze doorlopen.

Fout 1: Het verkeerde HubSpot-abonnement voor te lang

Geschatte kosten: €8.000 – €12.000

De licentie is zelden het probleem. De verwachting ervan wel.

Patroon A: Te vroeg upgraden "voor de zekerheid"

Marketing wil geavanceerde automation. Sales vraagt om custom rapportages. Niemand weet precies wat er nodig is, maar HubSpot Professional klinkt veiliger dan HubSpot Starter.

Resultaat: je betaalt €840/maand voor features die je niet structureel gebruikt. Na twee jaar ben je €20.000 verder, terwijl Starter voldoende was geweest.

Patroon B: Te lang blijven hangen in Free/Starter

Je team bouwt complexe workarounds. Zapier-integraties. Handmatige exports. Excel-trucs. Het werkt… tot je moet opschalen.

Dan blijkt: je hele proces is gebouwd rondom toolbeperkingen in plaats van bedrijfslogica. Migreren kost dan niet 2 dagen, maar 2 maanden.

Besliskader

Vraag niet: "Wat kan het platform?"
Vraag: "Welke beslissingen willen we de komende 6–9 maanden beter nemen?"

Als het antwoord vaag is, blijf waar je zit. Als het antwoord concreet is, upgrade alleen de features die dat antwoord ondersteunen.

Fout 2: Integraties zonder eigenaar

Geschatte kosten: €10.000 – €15.000

Integraties voelen als quick wins. Eventplatform koppelen? Twee klikken. Chat-tool verbinden? Klaar in 10 minuten.

Totdat niemand meer weet waar data vandaan komt.

Bij een audit zag ik vijf tools geïntegreerd: LinkedIn Ads, Intercom, Typeform, Clearbit, Zapier. Allemaal schrijven ze naar dezelfde properties.

Resultaat:

• • • • 18% dubbele contactrecords
      • Lead Source klopte in 34% van de gevallen niet
      • Sales belde "warme LinkedIn-leads" die in werkelijkheid koude chat-bezoekers waren
        
        

Marketing vertrouwde de dashboards niet meer. Sales exporteerde alles naar Excel "om zeker te zijn".

Opschonen kost 60 uur externe consultancy. €12.000.

Zoiets had dan voorkomen met twee vragen:

1. Wie is eigenaar van deze integratie?
2. Wat gebeurt er als deze tool data overschrijft?

💡 Lead Source = het HubSpot contact property dat registreert waar een contact vandaan kwam (LinkedIn, Google, Website). Essentieel voor marketing attribution.

Typisch signaal

Als jouw marketingmanager zegt: "De cijfers kloppen niet helemaal, maar het geeft wel richting" dan heb je dit probleem.

Fout 3: Iedereen heeft admin-rechten

Geschatte kosten: €12.000 – €18.000

In kleine teams werkt vertrouwen prima. Totdat het platform groeit.

Bij 10–15 medewerkers heeft vaak iedereen admin-toegang. Op papier flexibel. In de praktijk chaos.

Scenario 1: Wildgroei

Drie teamleden maken elk hun eigen "Branche"-property: Industry, Sector, Branche_Nieuw.

Na 18 maanden heb je 47 properties waarvan niemand weet wat ze doen. Opruimen kost meer tijd dan opzetten had gekost.

Scenario 2: Kennisrisico

Je sleutelfiguur (degene die HubSpot opzette) vertrekt. Niemand weet waarom workflow X draait, wat property Y doet, hoe lijst Z gevuld wordt.

Onboarding van de nieuwe marketeer kost 6 weken in plaats van 2.

Kosten:
3 maanden × 20% productiviteit verlies × €4.000 salaris × 3 FTE = €7.200
Plus consultant voor kennisoverdracht: 20 uur × €250 = €5.000

Totaal: €12.000+

Wat governance betekent bij 10–30 FTE

Niet: zware processen en approval boards.
Wel: duidelijkheid.

• Wie mag properties aanmaken? (Eén persoon.)
• Wie beheert lijsten? (Per afdeling één eigenaar.)
• Hoe documenteer je workflows? (Simpel document per flow)
  
  
  

Governance bij deze schaal is vooral: afspraken maken voordat het moet.
Leg vast welke data eigendom is van wie voordat het een probleem wordt.
Download het 5-Property Datamodel Template

Fout 4: Dashboards bouwen op slechte data

Geschatte kosten: €8.000 – €12.000

Teams willen te snel te veel zien: multi-touch attributie, pipeline velocity, marketing ROI per kanaal.

Maar zonder stabiele basisdata worden dashboards cosmetisch. Ze zien er goed uit. Ze helpen niemand beslissen.

Een SaaS-scaleup bouwde zes dashboards in drie maanden: source attribution, campaign performance, lead-to-customer velocity, MQL acceptance rate, pipeline coverage, forecast accuracy.

Het probleem:

• Lifecycle stages waren niet aligned tussen marketing en sales (MQL betekende voor beide teams iets anders)
• 40% van contacten had lege Lead Source
• Attribution model was nooit gedocumenteerd

Gevolg: management baseerde budgetbeslissingen op dashboards die fundamenteel niet klopten.

Kosten van verkeerde beslissingen: Schatting €10.000 (campagnes die bleven draaien terwijl ze verlieslatend waren).

💡 Lifecycle Stages = de fasen waarin een contact zich bevindt in je funnel (Subscriber → Lead → MQL → SQL → Opportunity → Customer). HubSpot's kern voor lead management.

Wat je CFO echt nodig heeft
Niet: twaalf dashboards met alles erop en eraan.
Wel: drie betrouwbare inzichten.

1. Hoeveel kosten we per lead?
2. Hoeveel van die leads worden klant?
3. Wat levert een klant op?

De rest is bonus.

📊 Download de Lifecycle Definitions Worksheet
Help marketing en sales eerst overeenstemming krijgen over wát ze meten — voordat ze het visualiseren.

Fout 5: Automation bouwen op een wankel fundament

Geschatte kosten: €6.000 – €10.000

Automation voelt volwassen. Lead scoring. Slimme workflows. Gepersonaliseerde content.

Maar bij kleine teams wordt het vaak technische schuld in plaats van hefboom.

Resultaat:

• Leads belanden in de verkeerde flow (Branche-property leeg)
• Sales ontvangen leads die nog niet rijp zijn (MQL-definitie klopt niet)
• Marketing zet lage conversie en voegt meer branches toe

Na zes maanden begrijpt niemand de flow meer. Herbouwen kost al snel 3-6 weken.

Kosten: 120 uur × €50/uur interne tijd = €6.000

💡 MQL (Marketing Qualified Lead) = een contact dat marketing als "verkoopklaar" beschouwt. Definitie verschilt vaak tussen marketing en sales — wat tot conflicten leidt.

Automation is een hefboom

Maar alleen als de basis klopt.

Voordat je automatiseert:

1. Werkt handmatige opvolging?
2. Zijn rollen helder (wie doet wat, wanneer)?
3. Zijn definities aligned (wat is een MQL)?

Zo niet: fix dat eerst.

De echte kosten: opgeteld

Laten we het uitrekenen:

Gemiddeld: €53.000

Dit zijn geen denkbeeldige cijfers. Dit is wat ik structureel terugzie bij audits van groeiende SaaS- en IT-teams.

Hoe weet je of jij deze fouten maakt?

Stel jezelf deze vragen:

Licentie:
□ Betaal je voor features die je team niet wekelijks gebruikt?
□ Of bouwen jullie complexe workarounds om beperkingen te omzeilen?

Integraties:
□ Kun je binnen 30 seconden uitleggen waar Lead Source vandaan komt?
□ Vertrouwt sales je dashboards?

Governance:
□ Als je beste HubSpot-persoon morgen vertrekt, weet iemand anders hoe het werkt?
□ Zijn er properties waarvan niemand weet wat ze doen?

Data:
□ Zijn lifecycle stages aligned tussen marketing en sales?
□ Zijn er properties die >30% leeg staan?

Automation:
□ Werkt handmatige opvolging al goed?
□ Kunnen nieuwe teamleden begrijpen wat workflows doen?

Twee of meer "nee" antwoorden? Dan lek je geld.

Wat nu?

Deze fouten zijn geen beginnersfouten. Het zijn groeifouten.

Ze ontstaan omdat teams vooruit willen niet omdat ze nalatig zijn.

Het verschil tussen €5.000 en €50.000 verspillen zit niet in HubSpot. Het zit in het moment waarop je structuur aanbrengt.

Drie opties

1. Doe het zelf

Download enkele templates en ga aan de slag:

• 5-Property Datamodel Template — voorkom governance-chaos
• Lifecycle Definitions Worksheet — alignment tussen teams
• UTM & Campaign Naming Template — consistent trackings
• HubSpot Health Checklist — 60 checks, 15 minuten
  
  

2. Krijg duidelijkheid

Boek een Gratis HubSpot Consult (30-60 minuten):

• Geen sales pitch
• Wel: je top 3 gaps en welke het meest urgent zijn
• Plus: concrete eerste stap

FAQ

Veelgestelde vragen

Q: Zijn deze kosten realistisch? €50.000 klinkt veel.

A: Dit is een gemiddelde over 18–24 maanden bij teams van 10–30 FTE. Het grootste deel zit niet in HubSpot-kosten zelf, maar in:

• Verspilde arbeidsuren — 3 FTE × 20% productiviteit × 3 maanden = €7.200 (alleen al bij governance-chaos)
• Verkeerde beslissingen — campagnes die 6 maanden draaien op basis van slechte data kunnen €10.000–€15.000 kosten
• Cleanup-kosten — externe consultancy om integraties of automation te ontrafelen: 40–60 uur × €250/uur = €10.000–€15.000

Eén voorbeeld: een marketingcampagne van €15.000 die je 6 maanden laat doorlopen terwijl dashboards aangeven dat het werkt (maar de data klopt niet) = €90.000 verspild budget. Dat zit niet eens in de €53.000 berekening — dit zijn puur de structurele HubSpot-kosten.

De cijfers komen uit 20+ audits bij Nederlandse SaaS- en IT-bedrijven tussen 10 en 60 FTE.

Q: Kan ik deze fouten zelf oplossen of heb ik altijd een consultant nodig?

A: Sommige wel, andere niet.

Zelf doen (met templates):

• Governance vastleggen — wie mag wat, eigenaarschap per property
• Properties opruimen — identificeer wat gebruikt wordt, archiveer de rest
• Lifecycle definities alignment — gebruik de worksheet om marketing en sales samen te krijgen

Dit zijn organisatorische vraagstukken, geen technische.

Vaak externe hulp nodig:

• Integratie-chaos ontrafelen — als 5+ tools elkaar overschrijven, moet je eerst in kaart brengen wat wat doet. Objectiviteit helpt.
• Automation opnieuw bouwen zonder bestaande processen te breken — complexe workflows aanpassen terwijl ze draaien vraagt ervaring.
• Migratie van workarounds naar proper setup — als je van Starter naar Professional gaat en 18 maanden aan Zapier-trucs moet omzetten, is begeleiding vaak sneller.

Vuistregel: Als je 2+ fouten herkent en weinig HubSpot-ervaring in je team hebt, kost zelf doen vaak méér tijd dan met begeleiding. Een 60-minuten Health Scan kan je 40 uur zoekwerk besparen.

Q: Ik herken één of twee fouten. Moet ik me zorgen maken?

A: Niet per se — maar wees alert op het domino-effect.

Veel teams hebben één zwakke plek. Bijvoorbeeld:

• Admin-rechten voor iedereen (Fout 3), maar voor de rest is HubSpot netjes
• Of: integraties zijn rommelig (Fout 2), maar datamodel is strak

Zolang je het weet en het stabiel blijft, is het beheersbaar.

Het wordt een probleem als:

• Eén fout leidt tot andere fouten (domino-effect)
• Je team groeit en de fout escaleert

Voorbeeld domino-effect: Geen governance (Fout 3) → iedereen maakt properties aan → 47 properties, waarvan 30% leeg → dashboards kloppen niet (Fout 4) → verkeerde beslissingen → campagnes draaien die niet werken.

Wat te doen:

1. Identificeer welke fout(en) je hebt
2. Check: escaleert dit als we groeien naar 40–50 FTE?
3. Zo ja: fix nu (2 weken werk), niet over 12 maanden (2–3 maanden werk)

Domino's stoppen sneller dan je ze opruimt.

Daarom: check vroeg, fix klein.