Waarom je HubSpot portal je groei tegenwerkt (en wat je eraan doet)

Je team draait vijftien campagnes per kwartaal. Workflows lopen. Dashboards vullen zich. Iedereen is druk.

Maar als je CFO vraagt: "Welke campagnes leveren écht pipeline op?" wordt het stil.

In audits bij B2B SaaS- en IT-teams (10-100 FTE) zie ik het steeds weer. HubSpot zit bomvol data, maar niemand vertrouwt het nog echt. Niet omdat de tool tekortschiet, maar omdat het fundament ontbreekt.

Dit zijn de vier problemen die ik het vaakst tegenkom - en waarom optimaliseren zonder solide basis zelden werkt.

 

1. Je HubSpot datamodel is een verzamelwoede

In veel portals is het datamodel organisch gegroeid. Verschillende medewerkers, bureaus, API-koppelingen - iedereen heeft door de jaren heen eigen properties aangemaakt. Vaak zonder overleg.

Het resultaat:

Drie verschillende velden voor 'branche'. Properties die niemand meer gebruikt maar ook niemand durft te verwijderen. Vrije tekstvelden waar dropdown-menu's hadden moeten staan.

In mijn audits blijkt >50% van de lifecycle-properties leeg of inconsistent.

Klinkt technisch, maar de impact is heel praktisch: je ICP-fit klopt niet, HubSpot segmentatie faalt, rapportages zijn onbetrouwbaar. Sales vertrouwt je cijfers niet meer. Management vraagt steeds vaker: "Maar weet je dit zeker?"

Het lastige? Je kunt niet zomaar properties verwijderen zonder te weten welke HubSpot workflows, lijsten en rapportages ervan afhankelijk zijn. En je kunt niet alles opnieuw inrichten zonder je team stil te leggen.

Quick check:
Open nu je property lijst in HubSpot en filter op 'lifecycle stage' of 'lead status'.
Hoeveel contacten hebben daar geen waarde?
Als dat boven de 30% zit, heb je een structureel probleem.

 

2. Je HubSpot lijsten zijn een graveyard

Segmenten zijn bedoeld om structuur te brengen. In de praktijk zorgen ze vaak voor chaos.

Door de jaren heen stapelen HubSpot lijsten zich op: per campagne, per kwartaal, per bureau, soms zelfs per individuele gebruiker. Zonder duidelijke naamgeving. Zonder eigenaar. Zonder dat iemand durft op te ruimen.

Het gevolg: voor elke nieuwe campagne bouw je weer een nieuw segment. Meestal gebaseerd op gedrag (form submissions, e-mail opens) in plaats van stabiele kenmerken zoals ICP of lifecycle-fase.

Dat kost tijd. Maakt vergelijking tussen campagnes onmogelijk. En vergroot de kans op fouten.

En die fouten? Die zijn niet gratis:

• Unsubscribes omdat mensen de verkeerde e-mail krijgen
• Het aanbieden van producten die ze al kochten (soms met betere korting dan ze zelf betaalden)
• Leads die compleet tussen wal en schip vallen

Eén verkeerde stap en je verstuurt duizenden verkeerde e-mails.

Lead generatie is duur. Gooi dus niet je eigen ruiten in door te snel verkeerde lijsten te bouwen.

Wil je nu al doorpakken? Boek dan een Gratis HubSpot Consult

 

3. Je HubSpot workflows zijn eilandjes

Workflows ontstaan vaak rondom losse initiatieven. Een whitepaper-download hier, een webinar daar, een event ergens anders.

Na verloop van tijd heb je twintig flows. Maar niemand overziet meer hoe ze samenwerken.


Wil je dat HubSpot één samenhangend systeem wordt in plaats van losse eilandjes?
Boek een gratis HubSpot consult.

Leads kunnen daardoor:

• In meerdere HubSpot flows tegelijk zitten
• Dubbele of tegenstrijdige e-mails ontvangen
• Of juist helemaal niets krijgen omdat ze nét tussen twee flows invallen

Optimaliseren wordt onmogelijk. Niemand overziet het end-to-end proces nog. Je lost symptomen op, maar de onderliggende chaos blijft.

Wat het extra lastig maakt: Elke workflow heeft eigen logic, delays, uitzonderingen. Je kunt niet zomaar een centrale coördinatielaag bouwen zonder bestaande flows te verstoren. En je kunt niet flows pauzeren om op te schonen - marketing moet doordraaien.

De valkuil: Teams denken dat ze dit oplossen door "even een overzicht te maken."

Maar een workflow map is pas waardevol als je ook weet: welke flows prioriteit hebben, welke je kunt samenvoegen, en hoe je de transitie organiseert zonder leads te verliezen.

 

4. Je HubSpot dashboards roepen meer vragen op dan ze beantwoorden

Veel rapportages focussen op activiteit: opens, clicks, website visits. Leuk voor een wekelijkse update.

Maar sales en directie willen weten: wat draagt marketing bij aan pipeline en omzet?

Zonder consistente UTM-structuur en goed gebruik van het HubSpot Campaigns-object blijven resultaten versnipperd. Je weet dat de webinar "iets" opleverde. Maar hoeveel SQL's? Hoeveel pipeline value? Hoe verhoudt dat zich tot vorige initiatieven?

Het resultaat:

Marketing plakt cijfers in Excel om het verhaal compleet te krijgen. Sales vraagt: "Maar waar komen die 15 MQL's vandaan?" Directie twijfelt aan marketing ROI. Discussies gaan over gevoel in plaats van feiten.

De verborgen kosten: Onderzoek wijst uit dat slechte CRM-data leidt tot 30% productiviteitsverlies.

Voor een marketingteam van 5 FTE is dat 1,5 FTE aan tijd die opgaat aan fouten herstellen, data corrigeren, werken met verkeerde aannames. Bij een gemiddeld salaris van €50k is dat €75k per jaar aan verspilde capaciteit.

Hier wordt het complex: Betrouwbare HubSpot rapportage vereist niet alleen een clean datamodel, maar ook consistente afspraken over attribution, campaign tracking, lifecycle-definities. Afspraken die sales, marketing én customer service moeten naleven. En die je retroactief moet toepassen op bestaande data.

 

Het echte probleem zit dieper

Herken je het patroon? Alle vier de problemen hebben dezelfde oorzaak: een zwak fundament.

Teams proberen te optimaliseren op campagnes of workflows, terwijl de onderliggende HubSpot structuur dat niet draagt. Dat is als renoveren terwijl het fundament scheef zakt.

Een helder datamodel voelt misschien technisch, maar het is de basis van alles wat je doet:

Zonder consistente HubSpot properties worden segmenten onbetrouwbaar
Zonder overzichtelijke lijsten worden flows een speeltuin van fouten
Zonder samenhang in workflows optimaliseer je losse onderdelen terwijl de totale journey rammelt
Zonder betrouwbare data worden dashboards voer voor discussie in plaats van basis voor beslissingen

En hier zit de crux: je kunt dit niet oplossen door er een middag voor uit te trekken.

Het vereist een grondige analyse van je huidige HubSpot setup, een heldere visie op waar je naartoe wilt, en een gestructureerd migratieplan dat marketing niet platgooit.

Duurzame optimalisatie begint daarom altijd bij data, lifecycle-afspraken en segmentatie. Pas daarna loont verdere automatisering.

 

Waar zit jouw HubSpot portal nu?

De vraag is niet óf deze problemen bij jou spelen, maar hoe ernstig ze zijn.

Sommige portals hebben vooral een lijstenprobleem - opschonen kan in een paar weken. Andere portals hebben alle vier de problemen tegelijk: workflows die op elkaar bouwen, rapportages afhankelijk van inconsistente data, teams met eigen definities.

Drie signalen dat het urgent is:

1. Je marketing team besteedt meer tijd aan "data kloppend maken" dan aan campagnes bedenken

Als je wekelijks Excel-trucs moet uithalen om cijfers te presenteren, lekt je HubSpot portal.

2. Sales gebruikt HubSpot niet meer voor dagelijks werk

Als je salesteam eigen Excel bijhoudt omdat ze HubSpot niet vertrouwen, ben je je CRM kwijt.

3. Nieuwe teamleden krijgen geen duidelijke onboarding over jullie datamodel
Als niemand kan uitleggen welke HubSpot properties leidend zijn en waarom, is er geen fundament.

Herken je minstens twee van deze drie? Dan kost wachten meer dan oplossen.

Wil je weten hoe erg het bij jou is?


Download de gratis HubSpot Health Checklist met 60 checks en binnen 15 minuten heb je als uitkomst een helder beeld waar je portal lekt.

Veelgestelde vragen over HubSpot portal-problemen

Hoe weet ik of mijn HubSpot datamodel goed genoeg is?

Check deze drie dingen:
(1) Hoeveel % van je lifecycle stage properties is ingevuld? (Moet >70% zijn),
(2) Hebben sales en marketing dezelfde definitie van "MQL"?,
(3) Kun je binnen 5 minuten een betrouwbaar segment maken voor een nieuwe campagne? Als je bij één van deze twijfelt, is je fundament zwak.

Hoeveel HubSpot lijsten is te veel?

Geen vast getal, maar als je meer dan 40-50 active lists hebt en regelmatig nieuwe aanmaakt in plaats van bestaande te gebruiken, heb je waarschijnlijk list explosion. Focus op 10-15 kernlijsten gebaseerd op ICP, lifecycle, buyer intent en branche.

Kan ik HubSpot workflows opschonen zonder marketing stil te leggen?

Ja, maar het vereist een gefaseerde aanpak: (1) Eerst in kaart brengen welke workflows actief zijn en afhankelijkheden hebben, (2) Dan prioriteren welke flows echt waarde toevoegen, (3) Gefaseerd samenvoegen of uitfaseren met monitoring. Niet alles tegelijk pauzeren.

Wat kost het om een rommelig HubSpot portal op te schonen?

Varieert enorm. Kleine cleanup (lijsten + properties): 2-4 weken. Volledige sanering (datamodel + workflows + rapportage): 2-3 maanden. Kosten lopen van €10k tot €40k+ aan interne en externe uren. Voorkom dit door tijdig governance in te voeren.

Hoe voorkom ik dat HubSpot weer rommelig wordt na opschoning?

Governance is key: (1) Naming conventions voor alle lijsten en properties, (2) Eigenaarschap per object-type (wie beheert lifecycle lists?), (3) Approval proces voor nieuwe properties/workflows, (4) Kwartaal-audits van ongebruikte objecten. Zonder dit krijg je binnen een jaar dezelfde chaos.

 

Gerelateerd: Het enige HubSpot datamodel dat je echt nodig hebt • Waarom de meeste nurture flows niet werken

Over mij: Ik help B2B SaaS en IT teams (10-100 FTE) hun HubSpot portal van chaos naar controle te brengen. Praktische audits afgestemd op jouw groeifase, geen standaard checklists.